Možná se právě připravujete na poradu v zasedací místnosti. Anebo vám jedna skončila. Denně se na světě koná přibližně jedenáct milionů byznys mítinků. Ty zabírají sedmatřicet procent veškerého času, který trávíte v zaměstnání. Využíváte je co nejproduktivněji? Právě, že často ne a technické problémy v zasedačkách na tom nesou svůj podíl. Jak se jim tedy vyhnete?

Výzkumy ukazují, že nejméně dvě schůzky týdně u průměrného manažera budou přerušeny nějakými technickými problémy. Data se neukazují na displeji, telekonferenční rozhovor je přerušen, špatný zvuk nebo video způsobí, že ostatní účastníci porady nevidí a neslyší. Průměrný čas, který trávíme napravováním těchto nedostatků, činí jednatřicet minut. Společnost s 250 zaměstnanci takovéhle prostoje ročně vyjdou na dvěstěpadesát tisíc dolarů. Nefunkčnost technického vybavení v zasedacích místnostech je znepokojující a drahá. Ale existují způsoby, jak ji omezit. Samozřejmě každá technologie vás může zradit. Abyste se ujistili, že vaše další schůzka proběhne hladce a bezchybně, potřebujete se dobře a včas připravit. Udělejte tyhle preventivní kroky, než opět svoláte svůj tým na poradu.

Ať vám neselže připojení

Pokud si účastníci mítinku nosí své vlastní zařízení, násobí se riziko technických obtíží. Nejvíc času ztrácíte, když se na poradě několik prvních desítek minut pokoušíte připojit do místní wi-fi sítě.

Tip:
Vyvěste login a heslo do sítě na viditelné místo v zasedačce, aby se kolegové mohli připojit hned jak vstoupí do místnosti. Nebo pošlete krátký e-mail s detaily ohledně připojení den před tím, než konference započne.

Nechť je vaše videokonference úspěšná

Pokud se potřebujete spojit s osobami na jiných místech světa a probrat během porady veledůležité body, mělo by spojení proběhnout hladce. Zvuk se vytrácí a obraz nemůžete nahodit? Zkuste si dopředu připravit test spojení s jedním nebo dvěma účastníky videokonference. Mějte v zásobě ještě jednu možnost spojení, takže když první platforma selže, máte záložní řešení.

Tip:
Zastavte shromažďování kolem notebooků a vyzkoušejte kvalitní a cenově dostupné konferenční videokamery, třeba od společnosti Logitech. MeetUp je určená pro malé konferenční místnosti do čtyř osob. Umožňuje slyšet a vidět jasně všechny účastníky. Pro střední až velké zasedací místnosti firma doporučuje modulární systém GROUP. Používá se stejně snadno jako mobilní telefon a stojí podobně jako kvalitní kancelářská židle. Volitelné rozšiřující mikrofony umožňují kooperaci až dvaceti osob.
Díky připojení USB plug-and-play stačí připojit notebook a můžete zahájit videokonferenci. Oba produkty jsou kompatibilní s řadou předních aplikací a služeb jako například BlueJeans, BroadSoft, C2G, Cisco, Lifesize, Skype, Skype for Business, Vidyo, Zoom a dalšími.

Ať vaše prezentace ožije

Základem úspěšné prezentace je kromě kvalitně zpracovaných podkladů také prezentační technika, především dobrý projektor. Má perfektní obraz bez nutnosti zatažení rolet v místnosti, neruší nepřiměřeným zvukem a můžete se na něj spolehnout. Aby projektor nepokazil vaši prezentaci nečekanými výpadky, vybírejte z prověřených produktů společností Optoma, Acer nebo Panasonic. Pro firemní účely jsou rozhodně nejvhodnější originální lampy do projektoru s nejvyšší mírou spolehlivosti. I kvůli lampě je třeba řešit umístění projektoru a dostatečné odvětrávání, jinak hrozí přehřátí, poškození projektoru a také ohrožení vašeho výstupu.

Aby se porada nepokazila

Prezentace vám dala mnoho práce a nyní se vám nedaří připojit se k plazmovému displeji v zasedačce? Nebo video funguje dobře, ale nikdo neslyší zvuk? Někdy i ty nevinné problémy mohou zkazit celý mítink. Než si zamluvíte zasedačku, měli byste přesně vědět, jaké vybavení se v ní nachází. Budete prezentovat na obrazovce, laserovým ukazovátkem nebo na bílé tabuli? Než si rezervujete konferenční místnost, přesvědčte se také, že wifi signál vašeho pracoviště je kvalitní i v ní. Pokud vaše prostory nemají bezdrátové připojení, zkontrolujte si, že máte všechny správné kabely a adaptéry.


Tip: 
Hlavní jednotka systémů 2N
Indoor touch je český výrobek s elegantním designem a extrémní odolností, který získal ocenění v designové soutěži Reddot design award 2017. Jedná se o mozek zasedací místnosti. Přes jednoduché aplikace můžete ovládat věci jako rolety, klimatizaci, plátno, projektor, bookovat místnost pro schůzky, nebo ovládat světla. I přes původní určení do domácnosti, jako odpovídací jednotka k IP interkomům společnosti 2N je však špičkovým ovládacím nástrojem každé konferenční místnosti.

Pokazila vám někdy technika vaši prezentaci? A jak? Podělte se o to s námi!

Foto: Logitech, 2N