Pokud denně myslíte na svůj business, myslete především na svého zákazníka (klienta). A pokud začnete myslet na svého zákazníka, pak myslete na to, na jakém místě probíhá vaše obchodní jednání. Je to vaše zasedačka čili meeting room. Nebo jako jednací místnost používáte svou kancelář? Možné je obojí, pokud tento prostor poskytuje vše, co je potřeba.

Jednací místnost / meeting room: co a proč nesmí chybět

Zasedačka má základ ve slově „zasednout“ ke stolu. Jednací místnost má jako základ slovo „jednání“. Kdežto anglická verze meeting room chápe tento prostor jako místo k setkávání. Všechny tři jsou správné, takže je jen na vašem zvyku, kterou budete používat.
Každopádně pokud jste v roli hostitele, těžko se vám chápou potřeby a pocity návštěvníků vaší firmy, které uvádíte do jednací místnosti. Jakmile se role otočí a vy jdete na jednání v roli klienta, máte hned jasno. Projděte si náš seznam a zamyslete se, zda vám něco zásadního nechybí:

Jednací stůlJednací či konferenční stůl

Stůl je dominantním kusem nábytku v jednací místnosti. Je umístěn uprostřed místnosti, aby byl pohodlně přístupný ze všech stran. Ale jak má být velký? U stolu pro 20 a více osob, který používáte pro poradu týmu ve firmě, se osamocený klient bude cítit nepříjemně. Lidé preferují menší útulné kouty, kde mají tzv. krytá záda a cítí se bezpečněji a uvolněněji. I váš cíl je dostat klienta „do pohody“, aby jednání mělo pozitivní průběh.
Pokud tedy potřebujete velký jednací stůl pro velké porady a máte dost prostoru, vytvořte v rohu místnosti ještě zónu s menším konferenčním stolkem pro individuální jednání. Pokud vám prostor schází, zvolte například dva středně velké stoly, které se dají dle potřeby spojit či oddělit a umožňují větší variabilitu.

DECADO - křesílka, vybavení pro interiérŽidle a křesílka

Další nutnou součástí jsou židle či křesílka k sezení. Jejich počet závisí na vašich potřebách, ale rozhodně by měly být pohodlné a mělo by se s nimi dát dobře manipulovat, např. odsunout od stolu, aniž by se zadrhly na koberci a převrátily. Ke klasickému stolu se samozřejmě lépe hodí židle, přičemž na trhu je pestrá nabídka moderních typů (nemusíte nutně kupovat nudné a nemoderní kusy, které nikoho nezaujmou a image vaší firmy spíše poškodí).
A pokud jde o křesílka k menším jednacím stolkům, tam můžete vysloveně popustit uzdu fantazii. Buď si vyberete z široké nabídky výrobců, nebo si můžete starší nezajímavé kusy nechat jednoduše přečalounit moderním potahem a efekt bude dokonalý.

Nástěnné hodiny

Hodiny by neměly chybět na zdi žádné jednací místnosti. V době, kdy má každý na jednání vyhrazen jen omezený čas, je třeba ho průběžně sledovat. Pokud nemáte na zdi hodiny, pak nutíte obchodního partnera, aby nahlížel opakovaně na hodinky nebo svůj mobil, což působí neuctivě, přidává na nervozitě a neprospívá atmosféře průběhu jednání. Navíc nástěnné hodiny mohou být skvělým designovým prvkem, který udělá z vaší zasedačky zase o kousek modernější prostor.

Zásuvkové panely do stoluZásuvkové panely

Nejen produkty, ale i pracovní prostředí se musí přizpůsobit novým trendům a životnímu stylu. Většina klientů na jednání přichází s notebookem, mobilem nebo využívá tablet. To znamená, že budou stále častěji potřebovat jak zdroj elektřiny pro dobití přístrojů, tak i možnost přes USB přehrát data buď do vaší firemní sítě, dataprojektoru či jiného zařízení. Pokud musí potupně hledat elektrickou zásuvku pod stolem či na zdi v rohu (někdy ani nestačí kabel svou délkou), pak je to velmi nekomfortní. V dnešní době lze jednoduše do jednacího stolu zakomponovat výsuvné zásuvkové panely, které udělají nejen dojem, ale zejména poskytnou návštěvníkovi uživatelské pohodlí.

Stojan na firemní materiály

Jednací místnost by měla být vaší výkladní skříní. Již při prvním pohledu má být patrné, v jaké firmě se klient právě nachází. Navíc se zde vedou jednání o vašich produktech či službách, proto je velmi žádoucí, aby zde byly k vidění například vzorky produktů, stojany s aktuálním firemním časopisem, vizuály běžících kampaní, katalogy produktů či jiné materiály, které firma produkuje. Kromě toho, že se občas hodí jako praktická pomůcka pro jednání, často mohou klienta zabavit na dobu, než se dočká vašeho příchodu nebo občerstvení.

Věšák do kanceláře a jednací místnostiVěšák

Jedním z opomíjených kusů vybavení zasedačky bývá věšák. Je to vcelku logické, protože zástupci firmy do jednací místnosti přicházejí přímo ze své kanceláře a nepotřebují si tudíž nic odkládat. Avšak klient, který přijde přímo z ulice, si často potřebuje odložit kabát, sako nebo dokonce mokrý deštník. A pak přichází nepříjemné dilema „kam s ním“?

Občerstvení

Není vhodné, aby součástí vybavení v jednací místnosti byl přímo automat na přípravu kávy (rušil by hlukem), ale rozhodně zde může být box či chladnička s vodou (pokud ji nepodáváte ve džbánu). Neškodí mít po ruce připraveny také čisté sklenice na vodu.
Vítaný je rozhodně zásobník na cukr, smetana, lžičky, čaje na výběr, ubrousky. Mnohým klientům není zrovna příjemné žádat o přidání dalšího cukru či více smetany na dochucení. Kromě toho se tím šetří i čas sekretářky, která se může věnovat důležitějším věcem v kanceláři a nerušit při jednání dodatečným přinášením těchto drobností.

Stínění proti slunci

Podle toho, jak intenzivně dopadá během dne do jednací místnosti sluneční světlo, je důležité zvolit stínění. Nemusí jít pouze o rolety nebo žaluzie. Někdy jsou praktičtější speciální závěsy či jiná zastiňovací řešení. Při výběru opět zohledňujeme nejen praktickou, ale i dekorativní stránku.
Příliš intenzivní světlo v zasedačce může být nekomfortní a komplikuje navíc viditelnost informací na plátně promítaných projektorem, nebo způsobuje odlesky na notebooku, na kterém následně také není mnoho k vidění.

Technika

Nejčastěji využívanou technikou v jednací místnosti je promítací projektor a k němu patří projekční plátno. Pokud vám nevyhovuje dataprojektor, který se obvykle napojí na notebook, můžete zvolit systém velkého monitoru či televize s klasickým počítačem. Výhodou je možnost trvalého napojení na firemní počítačovou síť a tím pohodlný přístup k podkladům a informacím v průběhu jednání.

Prezentační pomůcky

Pro názornější prezentaci je praktické mít k dispozici pomůcky, jako jsou mazací, magnetické či popisovací tabule. V tomto případě nezapomínejte dohlížet na jejich čistotu a mít po ruce zásoby papíru, mazací prostředky a funkční popisovače na daný typ tabule.
Praktický může být také organizer s firemními propiskami či poznámkové bloky, které se mohou při jednáních hodit.

Květinová stěna - kancelářKvětiny a dekorace

Pokud máte vyřešenu praktickou stránku vybavení jednací místnosti, zastavte se také u té dekorativní, která prostor zútulní a dodá mu na jedinečnosti. Květiny, pokud je o ně dobře pečováno, prospívají interiéru nejen svou krásou a pozitivní atmosférou, ale také čistí vzduch a dodávají mu kyslík, což je velká výhoda. Formy, jak zakomponovat květiny do interiéru, jsou různé. Může jít o mix květin či dřevin v efektních velkých květináčích, středně velký stromek či celou květinovou stěnu.

Ostatní dekorace v interiéru zasedačky jsou jen na vašem výběru či doporučení vašeho designera. Dekoracemi mohou být například vystavená ocenění, elegantně zarámované diplomy, ale i fotografie zaměstnanců, polštářek s logem vaší firmy, originální police na odbornou literaturu a další prvky.

Odpadkový koš

A zřejmě poslední kousek vybavení pro vaši dokonalou jednací místnost – odpadkový koš. No řekněte sami, kdo by si čas od času nepotřeboval vyprázdnit kapsy či tašku od obalů žvýkaček, papírových kapesníků, starých účtenek, již nepotřebných poznámkových papírů a podobně. Stačí menší, ale přece. A jestli chcete opravdu udělat dojem, můžete použít koš pro tříděný odpad.

Tip na závěr: cedulka s hesly pro wifi připojení

Pokud klientům chcete umožnit připojení k internetu přes wifi nebo firemní síť, umístěte na viditelné místo pokyny k přihlášení a napojení. Je to další bod pro dobro vaší image a vztahu s klienty. Meeting room má odpovídat požadavkům současného pracovního stylu, takže je dobré brát v úvahu i technický pokrok.

Máte také nějaký nápad, co by ještě nemělo v moderní meeting room čili jednací místnosti chybět?