V poslední době se vynořují nové formy a koncepty uspořádání kanceláří. Nedávno jsme psali například o Living office nebo inovativním kancelářském konceptu nazývaném „New ways of working“. Dnes vám chceme představit tzv. HOT OFFICE, čili koncept sdílených kanceláří a pracovní místo kdekoliv, což je česká verze zmíněného inovativního konceptu, se kterým přišli architekti od společnosti Kyzlink.

Všechny mají společný cíl. Tím je udělat pracovní prostředí uživatelům příjemnější, zefektivnit užívání pracovních míst a tudíž i úsporu nákladů, efektivní využití kancelářské plochy či navýšení kapacity lidských zdrojů při zachování stávajících kancelářských prostor.

HOT OFFICE KONCEPT – skvělé místo pro práci

Tento koncept sdílených kanceláří představuje nový směr využívání budov a nový přístup k pracovnímu prostředí. Hlavní myšlenkou je rozšířit stávající pracovní prostory, otevřít se přírodě, expandovat směrem k venkovnímu prostoru, ale využít také ověřeného systému „home office“, čili práce z domova.
Forma „home office“ představuje flexibilní formu pracovního poměru, kdy zaměstnanec pracuje po celou dobu z domova, či jiného místa, které si sám zvolí, případně kombinuje práci z domova s prací v prostorách určených zaměstnavatelem. Systém je vhodný pouze pro určité profese, jako jsou programování, překladatelská činnost, marketingové specializace apod. Firma tímto způsobem šetří náklady za pracovní plochu, vybavení a zaměstnanec ušetří čas nutný k dojíždění do práce, náklady za dopravu a podobně.
Alternativou k formátu home office je tzv. relax office. Ten umožňuje zaměstnancům připojit se a spolupracovat na řešení problémů v reálném čase na cestách, v kavárně či v parku. Tak si každý může k práci vytvořit příjemné pracovní prostředí, ve kterém může zároveň i relaxovat.

Celková myšlenka konceptu HOT OFFICE prostě staví na možnosti rozšíření pracovního prostoru, čímž mohou firmy buď zmenšit kancelářskou plochu a tím ušetřit nemalé finanční náklady, nebo naopak získat nová místa pro nové zaměstnance.

Hot office - sdílený pracovní prostorDOČASNÁ A SDÍLENÍ PRACOVNÍ MÍSTA

Příslušné pracovní místo a jeho vybavení slouží pouze k dočasnému užívání daným zaměstnancem. V řadě firem totiž existuje určitý počet zaměstnanců, kteří nepracují trvale ve firmě, ale značnou část pracovní doby působí mimo firmu. Pokud se ve firmě nevyskytují trvale, není nutné tedy pro ně blokovat vybavené pracovní místo. Mobilní zaměstnanci mohou takto snadno využívat pracovní místa i v jiných pobočkách firmy. Stačí tudíž dimenzovat kancelářské a další zázemí na určitou procentuální část zaměstnanců, dle četnosti jejich výskytu ve firmě, což zohledňuje také faktor nemocných zaměstnanců.
Koncept HOT OFFICE je založen na flexibilitě a plně využívá možností nových technologií. Bez kvalitně nastavených počítačových systémů by totiž nebylo možné ho plně realizovat.

Pracovní místo kdekoliPRACUJTE VE SVÉM OBLÍBENÉM PROSTŘEDÍ

Smyslem HOT OFFICE je vyjít potřebám zaměstnanců vstříc, aby se cítili co nejlépe a odváděli co nejlepší výkon. Firma může nabídnout svým zaměstnancům tzv. GREAT PLACE TO WORK. Zkrátka mohou pracovat kdekoliv mimo kancelář, kde jim to vyhovuje (doma, v parku, na chalupě, v kavárně…).
Podobná styl prostředí se pak promítá i do designu a uspořádání kancelářského prostoru. V ideálním případě si mohou zvolit ze tří typů prostředí: uzavřenější HOT DESK (pro tichou a soustředěnou práci či intenzivní jednání), přátelský HOT LOUNGE (pro schůzky či jednání vyžadující přátelskou a uvolněnou atmosféru) a odpočinkový HOT RELAX (za účelem relaxace a neformální diskusi s kolegy). Zaměstnanci je využijí podle typu práce, kterou mají vykonat, podle toho, s kým a jak se mají setkat, či jen relaxovat nebo si se setkat s kolegy.  Tento princip může být ještě podle typu práce, profese a hierarchie ve firmě rozdělen na tři úrovně. Každá z úrovní, tedy TOP OFFICE, OFFICE a OPEN OFFICE  má specifické vybavení, kvalitu materiálů a jiné nároky na prostor.

Koncept hot officeVYUŽITÍ KONCEPTU HOT OFFICE V PRAXI

Otevřená dispozice kanceláří je podtržena centrálním umístěním kanceláře pro asistenty. Tento prostor je doplněn nábytkem pro relaxaci, čekání na schůzku nebo krátkou diskuzi. Skleněné plochy oddělují, ale i zároveň opticky propojují jednotlivá pracovní místa v úrovni TOP OFFICE od společných prostor. Mezi jednotlivými kancelářemi jsou navrženy akustické záclony, posuvné stěny nebo jiný systém dělících paravánů.
Podmínkou sdílení pracovního prostoru a střídání zaměstnanců v rámci pracoviště vyžaduje systém tzv. čistého pracovního stolu. To znamená, že veškeré pracovní potřeby a podklady si zaměstnanec musí přinést, ale při odchodu i odnést sebou. Což vyžaduje odlišnou práci s podklady založenou na digitalizaci a ukládání dat na firemní síť, systém skříněk pro uchovávání osobních potřeb a podobně.  Každopádně tato forma zvyšuje celkovou úroveň a kulturu na pracoviště, neboť vyžaduje každodenní udržování pořádku, což působí pozitivně zejména na externí návštěvy.

Systém HOT OFFICE má rozhodně budoucnost a postupně se promítne také do oblasti obchodu s nemovitostmi zaměřenými na kancelářské prostory.