Dnešní kanceláře si již nedokážeme představit bez informačních technologií a nástrojů, které nám pomáhají urychlit a zefektivnit práci. Je to nezbytná cesta, jak na dnešním trhu práce uspět před konkurencí. Oslovili jsme proto společnost Dimension Data, aby nám její odborníci prozradili, co by nemělo chybět v moderním kancelářském prostoru.

Dimension Data je odborníkem na poradenství, dodávku a implementaci technologií chytrých kanceláří. Pomáhá organizacím dosahovat mimořádných úspěchů v digitální éře prostřednictvím budování digitálních infrastruktur, hybridních cloud řešení, kanceláří budoucnosti a řešení pro kybernetickou bezpečnost.

Ilustrační foto Dimension DataMají tudíž mnoho zkušeností se zařizováním moderního kancelářského provozu a s odstupem vysledovali, jak se kancelářské prostory proměnily za posledních 5-10 let. V průběhu několika let je vidět změna z uzavřených kanceláří do polootevřených kanceláří – tzv. open space moderního typu. Nepředstavujte si však klasický open space v jedné obrovské hale. V dnešní době je tento trend na ústupu primárně kvůli rušení ostatních spolupracovníků. Důraz je kladen na daleko vyšší počet zasedacích místností či pouze „telefonních budek“. Telefonní budkou rozumíme malou konferenční místnost pro maximálně dva lidi, kam se může zaměstnanec zavřít, pokud plánuje delší hovor. Firmy se stále více snaží vylepšit pracovní prostředí pro zaměstnance veškerým vybavením (nábytek, zázemí, technologie), které usnadňuje spolupráci v týmech a podporuje kreativitu.

Bez čeho se tedy moderní kanceláře neobejdou?

  • Nástroje pro spolupráci a možnost komunikace na dálku. Sem patří zejména videokonferenční zařízení ve spojení s lokální prezentací či kreslením.
  • Vybavení, které podtrhuje „útulnost“ prostoru, protože cítit se při práci pohodlně je nesmírně důležité pro výkon i soustředění.
  • Dostatek prostorů různého typu pro schůzky, pracovní konzultace, brainstormingy i relaxaci (tzn. kuchyňky, play zóny s kulečníkem, stolním fotbálkem, relax zóny s gaučíky, fatboyi, houpací sítí). Prostě cokoli, aby se zaměstnanec cítil příjemně. Aby pracoval v kreativním prostředí, nikoli na místě, které nemá rád, ale kam musí chodit.
  • Chytrá integrace technologií v rámci zasedacích místností jako je ovládání žaluzií, světel, větrání, rezervační systém místností. Toto vše by mělo fungovat bezproblémově a ideálně automaticky, např. vyvětrání místnosti před začátkem schůzky. Není moc efektivní, pokud první čtvrthodinu meetingu strávíte nastavováním projektoru nebo mikrofonu a výsledek stejně není ideální.

Jaké technologie mohou zlepšit spokojenost a efektivitu zaměstnanců?

  • Nástroje pro spolupráci. Ty umožňují snížení potřeby cestování, urychlují komunikace a zlepšují efektivitu. I když osobní styk nelze úplně nahradit, některé záležitosti lze bez problémů vyřešit pomocí videokonference. Pokud je navíc obraz i zvuk dostatečně kvalitní, videokonference se značně přiblíží zážitku z běžného osobního setkání.
  • V kancelářích je nutné myslet na mnoho aspektů, které ovlivňují celkový dojem z videokonference. Patří mezi ně velikost místnosti, počet osob, jejich rozmístění osob v místnosti, osvětlení místnosti či akustika.
  • Chytré systémy regulující automatické osvětlení, automatizace větrání (kvůli zdravějšímu prostředí a snížení únavy).
  • Spokojenost jistě zvýší i vybavení, na které jsme běžně zvyklí z domácnosti, jako například kuchyňka s kvalitním kávovarem. I to je drobnost, která pokud není v pořádku, může některým zaměstnancům výrazně narušit jejich pracovní rytmus a výkon.

Požadavky zaměstnanců na kancelářské prostory jsou čím dál vyšší. Mladší lidé mívají jiné standardy. Již se nechtějí spokojit s tím, že si v práci odsedí svých 8 hodin a pak mají klid. Pracovní prostředí je pro ně důležité a chtějí se v něm cítit co nejlépe. Za to zaměstnavatele odměňují maximálním výkonem, časovou flexibilitou atd.
Požadavky zaměstnanců se liší dle jejich věkové struktury – mladší skupina vyžaduje „zábavnou“ kancelář obohacenou o hrací zařízení a místa pro setkání, oproti tomu seniornější zaměstnanci chtějí klidné prostředí, ve kterém lze relaxovat.

Pro všechny je pak typické, že se nechtějí zdržovat používáním složitých komunikačních technologií– vše musí být na „jeden klik“.

Kancelářské prostory Dimension Data

Společnost Dimension Data využívá svých zkušeností v oblasti kancelářských technologií nejen pro své klienty, ale také při návrhu vlastních kanceláří. V lednu se společnost přestěhovala do nových prostor, které nabízejí nejmodernější prostředky podporující efektivní spolupráci.

Základem je vybavení moderními komunikačními prostředky, stylovým a hlavně ergonomickým nábytkem. Je zde více prostor pro přirozené setkávání zaměstnanců, jako jsou cafe bar, play nebo relax zóny a jiné. Celé prostředí je vzdušnější a útulnější.

Jako partner soutěže Zasedačka roku se Dimension Data mohla inspirovat také ukázkami interiérů účastníků předchozích ročníků soutěže, kteří již stěhováním či renovacemi úspěšně prošli. Co však sami považují za nejdůležitější kritérium pro výběr vítězné zasedačky? Co nejvíce zaměstnancům ulehčit práci a komunikaci s důrazem na komfort a pocitu „být jako doma“. V druhé řadě nesmí chybět přítomnost takových technologií, které podporují kreativitu, jednoduchou spolupráci v často mezinárodních týmech a také efektivitu.

Ilustrační foto: Dimension Data