Jste přesvědčeni, že vaše kancelář, zasedačka či recepce potřebuje redesign či nějaká vylepšení? Myslíte si, že vedení společnosti nebo váš šéf, by takovéto změně nebyli nakloněni? Nevzdávejte to. Jde o poměrně běžnou situaci a máme pro vás několik typů, jak je přesvědčit k provedení změn v designu a vybavení firemních pracovních prostor.

Redesign kanceláře z pohledu šéfa

Jedním z hlavních úkolů vedení společnosti, je zajistit efektivní chod společnosti a to obnáší také důkladně rozvažovat nutnost dílčích investic. Není proto překvapivé, že ve chvíli, kdy všichni mají svůj pracovní stůl, nevidí vedení společnosti obvykle důvod ke změnám nebo dalšímu vylepšování kanceláří. Prostě se přirozeně brání neodůvodněným finančním výdajům.
Plýtvání je opravdu špatné, proto pokud chcete top management přesvědčit k realizaci změn, musíte jim předložit správné argumenty a zdůvodnit, jak přínos pro firmu může vylepšení interiéru mít.

Argumenty – proč vylepšit interiér

Ještě než začnete řešit problém, jak změnit a vylepšit interiér a design kanceláře anebo kdo ho zrealizuje, projdete fází PROČ:

  1. Vytvoření pozitivního dojmu na klienty.

Jakmile přijde obchodní partner do firemních prostor, udělá si úsudek dle prvního dojmu, stejně jako posuzujeme vzhled lidí. Pokud je interiér strohý či dokonce nudný, obtížně návštěvníka přesvědčíte, že vaše firma pracuje kreativně. Pokud chybí základní kusy vybavení, těžko ostatní uvěří, že odvádíte kvalitní práci ve všech detailech a máte vše pod kontrolou. A co váš interiér, je zaměnitelný s kteroukoli jinou firemní kanceláří nebo vychází z corporate identity a má svůj osobitý styl?

  1. Marketingové využití prostor k prezentaci a prodeji produktů.

Řada společností zapomíná, že by mohly své firemní prostory (zejména ty, kudy prochází, nebo kde čekají obchodní partneři) využít k marketingu čili podpoře prodeje. Chcete-li se pochlubit firemními vizuály kampaní a produktů, nezapomínejte na aktuálnost těchto materiálů a zejména eleganci a důstojné zpracování. Obyčejný odlepující se papírový plakát na zdi nebo firemní plánovací kalendář rozhodně moc krásy a efektu nepřidá. Atraktivnější jsou např. stylové rámy, videoprezentace na obrazovkách v recepcích, stojany s firemním magazínem či katalogem produktů. Základem by však měl být koutek s ukázkami sortimentu, což je praktické při obchodních jednáních. Můžete okamžitě naživo předvést funkčnost a výhody produktů a také dokázat, jak jste na své výrobky hrdí.

  1. Zvýšení efektivity práce stávajících pracovníků.

Pokud zaměstnanci nepovažují pracovní prostředí a jednací místnosti za důstojné a reprezentativní, mohou se za ně začít stydět. A pokud jim jinak záleží na výsledku jejich práce, pak začnou obchodní partnery zvát na jednání mimo firmu do kavárny či restaurace. To však znamená vyšší časové nároky (např. kvůli cestování na místo schůzky) a zvýšení nákladů za úhradu občerstvení, které je mimo firmu přirozeně dražší než v „domácím“ prostředí firmy.
Druhým faktorem efektivity je, že nevhodné uspořádání pracovních míst, nepohodlí (fyzické či zvukové), případně chybějící vybavení… to vše jsou okolnosti snižující výkonnost pracovníků.

  1. Větší šance získat nové kvalitnější členy týmu.

Zeptáte-li se headhunterů a pracovníků personálních agentur, nepochybně vám potvrdí fakt, že při získávání nejlepších odborníků do firemních týmů, hraje jistou roli i kvalita pracovního prostředí. Pokud chcete získat ty nejlepší zaměstnance, není rozhodnutí pouze na projevení vašeho zájmu, ale také zda daný odborník bude mít chuť pracovat právě pro vás. Má-li možnost výběru, pak příjemné, pohodlné a moderní pracovní prostředí může mít značný vliv na toto rozhodování.

 

Než oslovíte své nadřízené s podnětem na změny v interiéru kanceláří, měli byste mít konkrétnější představu o tom, k jakým změnám by ve vaší firmě mělo dojít. Navrhnout změnu bez nějakého dalšího rozmyslu je k ničemu.

Jak tedy nejlépe postupovat?

  1. Analyzujte slabá místa.

Udělejte malou anketu mezi návštěvníky/klienty a ostatními zaměstnanci. Jednoduše se ptejte a poznamenejte si, co ve firemních prostorách podle ostatních chybí. Resp. zeptejte se ve stylu „pokud by byla možnost zde něco doplnit či vylepšit, co by to podle vás mělo být“? Podobným způsobem, kromě vašich vlastních nápadů, zjistíte, co lidem v interiéru vaší firmy nejvíce chybí. Můžete tak například oddhalit závažné nedostatky, jako že hosté si nemají kam odkládat kabáty, nechutná jim vaše káva, prostory pro jednání považují za nepohodlné či nudné, ocenili by výstavku vašich produktů a podobně. Všechny zjištěné nedostatky brání komfortnímu užívání pracovních prostor a kazí pověst a image firmy.

  1. Získejte referenční ukázky a připravte argumenty.

Zvolte správné načasování, kdy s tímto „zlepšovacím návrhem“ za nadřízenými přijdete. Pokud již máte přehled, kde jsou rezervy a co by bylo třeba vylepšit, připravte si argumenty. S těmi jsme vám trochu pomohli výše. Každopádně vy sami nejlépe víte, co je pro vašeho nadřízeného nejdůležitější.
Šéf si nejspíš nebude umět představit, co taková změna bude obnášet a jak to po ní může vypadat, takže je dobré připravit ukázky interiérů, které by mohly být vhodnou inspirací. Nápady můžete čerpat třeba právě na portálu Kancelář snů.
Navíc je lepší navrhnout nejprve menší změnu, např. pouze jednací místnost nebo rovnou šéfovu kancelář či recepci. Dílčí změny jsou jednak snáze přijatelné, ale také méně finančně náročné.

  1. Zkuste správně zalichotit.

Kromě toho, že by měla změna interiéru prospět celé firmě, realizace takovýchto změn má rozhodně vliv také na ty, kteří ji organizují. Někdy seriozní argumenty nepomohou a musíte zvolit jinou strategii.
V nejhorším případě zkuste zariskovat a správně zalichotit. Například se můžete zmínit, že bývalý šéf byl suchar, který neměl vkus a nebyl příliš prozíravý, kdežto váš současný nadřízený je pokrokový a rafinovaný obchodník, který ví jak si získat klienty i motivovat zaměstnance. To už je jen na vás.

 

Držíme palce a těšíme se na vaše příběhy i ukázky vylepšených interiérů kanceláří.